اگر هنوز برای سؤال چرخه دمینگ چیست پاسخی ندارید، با ما همراه باشید تا در این مقاله همه نکات مهم در مورد آن را بررسی کنیم.
احتمالاً شما هم به هنگام جستجو در مورد چرخه دمینگ با نام انگلیسی آن یعنی pdca آشنا شده‌اید. این نام در واقع اختصاری از چهار کلمه است که این چرخه را شکل می‌دهند. plan-do-check-act یا همان pdca روشی است که می‌تواند باعث ایجاد تغییرات شگرف در کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک و حتی در زندگی فردی هر یک از ما شود.
تأثیر چرخه دمینگ بر کسب‌وکار آنقدر زیاد است که این روزها کم‌تر مدیری را می‌شناسیم که به سراغ استفاده از pdca برای بهبود مستمر تیمش نرفته باشد. در ادامه این مطلب می‌خواهیم ابتدا تاریخچه این چرخه را بررسی کنیم و به طور خاص به مباحثی بپردازیم که به پاسخ‌دادن به سؤال چرخه دمینگ چیست ، کمک می‌کنند.
تاریخچه کوتاهی از چرخه دمینگ یا pdca
احتمالاً شما هم فکر میکند که pdca یکی از ابداعاتی است که مربوط به سال‌ها اخیر است، اما باید بگوییم که این چرخه قدمت طولانی‌تری دارد. این چرخه تا زمانی که به شکلی عملی در بیایید، از فیلتر بررسی‌های دو دانشمند گذر کرده است. والتر شوارت را می‌توان پدر pdca دانست و او کسی است که برای اولین‌بار ایده چنین روشی را برای مدیریت انواع پروژه پیشنهاد داد. شوارت نظریات خود را در بسیاری از نشریات مطرح جهان به نشر رساند، اما در زمان او استقبال چندانی از این چرخه و کارایی‌هایش نشد.
تا ده ۱۹۵۰ هنوز نامی از pdca شنیده نمی‌شد تا اینکه دکتر ویلیام دمینگ به تحقیق در مورد این چرخه پرداخت. دمینگ توانست ایده اولیه چرخه شوارت را که بعداً به چرخه دمینگ تغییر نام پیدا کرد را بهبود دهد و آن را به شکل عملی به اجرا در آورد. از آن زمان به بعد چرخه دمینگ یکی از بهترین روش‌ها برای بهبود کسب‌وکارهای مختلف و همچنین راهی برای رشد فردش در نظر گرفته شد و روزبه‌روز طرف‌داران بیش‌تری پیدا میکند.
بررسی ۴ فاز چرخه دمینگ یا pdca
پیش‌ازاین که به سراغ بررسی فازهای چهارگانه این چرخه برویم، باید اشاره کنیم که دمینگ در ابتدا کار خود را با چرخه plan-do-study-act شروع کرد. بااین‌وجود او در میانه راه متوجه شد که تمرکزکردن روی بررسی یا همان check می‌تواند بیش‌تر به کسب‌وکار و بهبود یک فرایند کمک کند. به همین دلیل ازآن‌پس این چرخه با کمی اصلاح به شکل امروزی یعنی plan-do-check-act تبدیل شد.
بهترین راه برای این که به سؤال چرخه دمینگ چیست پاسخ دهید، این است که به دنبال شناخت تک‌تک فازهای آن باشید. به همین منظور در ادامه این مطلب می‌خواهیم بررسی کنیم که هر فاز از pdca شامل چه توضیحاتی است و این چرخه چگونه به بهبود کسب‌وکارهای آنلاین و آفلاین کمک میکند.
-
Plan (طرح)
اولین فاز چرخه دمینگ با بررسی فرصت‌ها یا مشکلات پیش روی شما شروع می‌شود. در واقع ابتدا باید بررسی کنید که در ادامه مسیر چه فرصت‌ها یا مشکلاتی برای کسب‌وکار شما وجود دارند. همه اطلاعاتی که در این زمینه به دست می‌آورید را به طور منظم نگهداری کنید؛ چرا که در آینده ممکن است همین اطلاعات باز هم برای شما کارآمد باشند.
باتوجه‌به این توضیحات شما باید در این مرحله به‌نوعی برنامه‌ای برای ادامه مسیر کار خود ایجاد کنید. طرح این برنامه ممکن است کمی طول بکشد و نیاز به تلاش داشته باشد. سعی کنید برنامه را با گام‌های کوچک و کم‌ریسک شروع کنید که احتمال شکست کم‌تری دارند. در ادامه می‌توانید با رسیدن به اهداف مشخص شده، هدف‌های بزرگ‌تری برای کسب‌وکارتان در نظر بگیرید.
همچنین برای اطلاع از اهمیت ارزش طول عمر مشتری این مقاله رو مطالعه کنید.
به طور خلاصه در مرحله برنامه‌ریزی و شکل‌دهی طرح اولیه شما می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:
- مشکلات و اهدافی که باید به آن‌ها دست پیدا کنید را مشخص کنید.
- مشخص کنید چه اقداماتی باید برای رسیدن به این اهداف انجام شوند.
- همه منابعی که در این مسیر در دسترستان است را لیست کنید.
- حتماً جدول زمانی مشخصی برای انجام برنامه‌ها داشته باشید.
- مشخص کنید هر شخص در تیم باید چه‌کارهایی انجام دهد.
- شاخص‌هایی را مشخص کنید که در ادامه به کمک آن‌ها بتوانید میزان موفقیت برنامه را بسنجید.
-
Do ( انجام‌دادن)
همان‌طور که گفتیم بهتر است طرح موردنظر شما با گام‌های کوچک و آزمایشی شروع شوند و این مرحله جایی است که باید آن‌ها را اجرا کنید. گام‌های مشخص شده را یک‌به‌یک پیش ببرید و از انجام صحیح هر مرحله اطمینان حاصل کنید. مطمئن شوید که همه اعضای تیم نقش خود را می‌دانند؛ چرا که این موضوع تأثیر زیادی در اجرای صحیح طرح خواهد داشت.
در حینی که برنامه‌های از پیش مشخص شده را اجرا می‌کنید، از میزان موفقیت هر مرحله اطلاعاتی را جمع‌آوری کنید. این اطلاعات در ادامه مسیر برای بررسی میزان موفقیت طرح بسیار برای شما کارآمد خواهند بود.
نکته مهم در این مرحله، نحوی تقسیم‌بندی وظایف است. شما باید از قابلیت‌ها و توانایی‌هایی هر یک از اعضای تیم آگاه باشید تا کارهای مناسبشان را به آن‌ها واگذار کنید. همچنین فراموش نکنید که ممکن است در طی اجرای طرح، مشکلات پیش‌بینی‌نشده‌ای ایجاد شوند. شما باید بدون ازدست‌دادن تمرکز این مشکلات را رفع و به مسیر مشخص شده در طرح ادامه دهید.
-
Check (بررسی)
مرحله بررسی یکی از مهم‌ترین بخش‌های چرخه pdca است و نباید اهمیت آن را دست‌کم بگیرید. در این مرحله شما تمام گام‌های انجام شده را از نظر میزان موفقیت بررسی می‌کنید. در طی این فرایند می‌توانید مسئولیت شناسایی خطاها و مشکلاتی که در برنامه اولیه وجود داشته‌اند را به چند نفر از اعضای تیم واگذار کنید. به‌این‌ترتیب در ادامه مسیر شما می‌دانید که برنامه اولیه شما چه نقص‌هایی داشته و در کدام بخش‌ها نیاز به اصلاح روند دارید.
لازم به ذکر است که در این مرحله امکان این وجود دارد که برنامه شما کاملاً ناکارآمد شناسایی شود. در چنین شرایطی شما باید برنامه فعلی را متوقف کرده و به مرحله اول یعنی plan، برگردید. این بار با شناختی که از مشکلات طرح قبلی دارید، می‌توانید طرح حساب‌شده‌تری را آماده کنید که احتمال موفقیت بالاتری دارد.
در انتهای مسیر اگر طرح فعلی در دست اجرا، میزان موفقیت خوبی داشته باشد و درصد بازدهی آن قابل‌قبول اندازه‌گیری شود، می‌توانید وارد فاز چهارم از چرخه دمینگ شوید.
-
Act (اجرا)
فاز چهارم یا فاز اجرا همان جایی است که باید طرح پیشنهادی خود را به اجرا در آورید. زمانی یک طرح به این فاز می‌رسد که میزان موفقیت بالایی داشته باشد و شما مشکلات و خطاهای موجود در آن را رفع کرده باشید. اجرای این طرح به‌احتمال زیاد با موفقیت همراه است، اما فراموش نکنید که تأثیر چرخه دمینگ بر کسب‌وکار زمانی دیده می‌شود که آن را به‌صورت یک حلقه در نظر بگیرید، نه یک فرایند با مرحله شروع و پایان که در جایی متوقف می‌شود.
در واقع در ادامه مسیر شما باید با استفاده از فازهای ۱، ۲ و ۳ به دنبال راه‌هایی برای بهبود طرح نهایی باشید و هیچ‌گاه نباید روند انجام pdca متوقف شود. برای درک بهتر روند اجرای چرخه‌های عنوان شده در ادامه تصویری را مشاهده می‌کنید که به طور خلاصه تمام مراحل این چرخه را نشان می‌دهد.
چه زمان‌هایی باید از چرخه دمینگ استفاده کنیم؟
تا اینجا تمام مراحل این چرخه را بررسی کردیم تا بتوانید به سؤال چرخه دمینگ چیست به‌خوبی پاسخ دهید. در ادامه اما می‌خواهیم بررسی کنیم که در چه موقعیت‌هایی باید از pdca یا همان چرخه دمینگ استفاده کنیم که بازدهی بیش‌تری داشته باشد.
در مورد این چرخه باید بدانید که برای رفع مشکلات ناگهانی راه‌حل مناسبی نیست. در واقع pdca برای زمان‌هایی استفاده می‌شود که شما به دنبال راهکارهای طولانی‌مدت، با بازدهی بالا باشید. به‌طورکلی می‌توان گفت که این چرخه برای استفاده در انواع کسب‌وکارها، کارآمد خواهد بود. می‌توان از آن برای ایجاد یک‌روند کاملاً جدید برای دستیابی به موفقیت استفاده کرد. همچنین چرخه دمینگ را می‌توان برای اصلاح و بهبود شرایط فعلی یک کسب‌وکار نیز به کار برد.
در انتها فراموش نکنید که تأثیر چرخه دمینگ بر کسب‌وکار با پایبند بودن مستمر به آن در ارتباط است. در واقع اگر می‌خواهید از این کار نتیجه خوبی بگیرید، باید همواره به دنبال خطاهای احتمالی و راه‌های بهبود باشید.
چگونه از pdca برای بهبود عملکرد فردی استفاده کنیم؟
شاید به نظر برسد که چرخه دمینگ تنها به‌عنوان یک ابزار برای بهبود کسب‌وکارها کاربرد دارد و در واقع یک پروسه تجاری است، اما باید اشاره کنیم که از چرخه می‌توانید در بهبود عملکرد فردی هم کمک بگیرید. با کمی تغییر همه فازهای pdca را می‌توانید به نحوی تغییر دهید که باعث رشد فردی و پیشرفت شما شوند. برای درک بهتر در ادامه با ما همراه باشید.
- برنامه‌ریزی (plan): در گام اول باید مشخص کنید که چه عواملی شما را از موفقیت دور می‌کنند. مشکلات را در زمینه‌های مختلف شناسایی کنید و برای مقابله با هر یک راهکاری داشته باشید.
- انجام‌دادن (do) : همه برنامه‌ها و راهکارهایی که برای مقابله با مشکلات در نظر گرفته‌اید را اینجا باید انجام دهید. برای انجام این راهکارها استرس نداشته باشید و در صورت شکست هر یک از آن‌ها، به دنبال راهکار جایگزینی باشید که باعث شود راحت‌تر از پس مشکل بربیایید.
- بررسی (check): به طور منظم پیشرفت خود را در انجام امور مشخص شده، بسنجید. در واقع شما باید رفتار خود را بر اساس نتایج همین بررسی‌های شکل دهید.
- اجرا (act): چرخه را به طور مستمر ادامه دهید. همه راهکارهای موفق را شناسایی کرده و آن‌ها را ادامه دهید. همچنین راهکارهای ناقص یا مشکل‌دار را نیز شناسایی کنید و به دنبال راه‌هایی برای اصلاح آن‌ها باشید.
شما چگونه از چرخه دمینگ استفاده می‌کنید؟
پاسخ به سؤال چرخه دمینگ چیست، مبنای اصلی این مطلب بود و سعی کردیم تا به بررسی فازهای چهارگانه و همچنین زمان‌هایی مناسب برای استفاده از این چرخه، به آن پاسخ دهیم. باتوجه‌به توضیحات متوجه شدیم که این چرخه تنها برای مصارف تجاری کارآمد و کیفیت خدمات مشتری نیست و هر یک از ما می‌توانیم برای بهبود عملکرد فردی از آن استفاده کنیم. تأثیر چرخه دمینگ بر کسب‌وکار و همچنین زندگی هر یک از ما، به دلیل مستمر بودن آن است که باعث شناخت بهترین راهکارهای برای پیشرفت و غلبه بر مشکلات می‌شود.
یکی از مواردی که در پیاده سازی بهتر این چرخه کمک میکند، پیاده سازی یک سیستم ارزیابی مشتریان است. این فرآیند کمک میکند دید بهتری برای برنامه ریزی داشته باشیم.
