با توجه به پیشرفت اصول مدیریتی و استفاده از فناوری‌های نوین برای نظارت بر امور مالی، مدیریت هزینه ها در رستوران دیگر به‌وسیله روش‌های سنتی امکان‌پذیر نیست. نظارت هوشمندانه بر هزینه‌های این مجموعه‌ها بر پیشرفت و بقای آن‌ها اثر می‌گذارد و این شغل را به فعالیتی پرسود تبدیل می‌کند.
برای استفاده از این روش مدیران موظف‌اند تمامی هزینه‌های مرتبط با مواد غذایی، نیروی کار، تجهیزات مجموعه، خدمات رفاهی و عملیاتی را بررسی کنند. در نتیجه مدیریت هزینه ها در رستوران صاحبان مشاغل را قادر می‌سازد تا نقاط پرهزینه کسب‌وکار خود را شناسایی کرده و بین امور مالی این مجموعه تعادل برقرار کنند.
در این مقاله انواع هزینه‌های رستوران، چالش‌ها و استراتژی‌های مدیریتی و نقش فناوری در مدیریت مالی را بررسی خواهیم کرد. همچنین به معرفی بهترین روش‌ها برای ایجاد تعادل میان هزینه‌ها خواهیم پرداخت. پس با ما همراه باشید.
انواع هزینه‌ها در رستوران‌ها: هزینه‌های ثابت
به‌طورکلی انواع هزینه‌ها در رستوران‌ها شامل هزینه‌های ثابت، متغیر و نیمه‌متغیر هستند که برای شفاف‌سازی آن‌ها می‌توانیم چندین مثال مطرح کنیم.
هزینه‌های ثابت
هزیه‌های ثابت به هزینه‌هایی می‌گویند که برای پرداخت اجاره رستوران و امکانات آن مانند آب، برق، گاز و بیمه کارکنان صرف می‌شوند. برای مدیریت هزینه ها در رستوران هنگام محل مجموعه باید به چند نکته توجه داشته باشید:
-
- قیمت اجاره مجموعه غذایی در مناطق پرتردد، مراکز تجاری و مناطق مرکزی شهرها گران‌تر است.
- هرچقدر متراژ مغازه بیشتر باشد، اجاره‌بهای آن به تناسب افزایش می‌یابد.
- اگر ساختمان موردنظر شما نوساز یا بازسازی‌شده باشد، هزینه اجاره آن بیشتر از ساختمان‌های قدیمی است.
- در صورت برخورداری مجموعه از ویژگی‌هایی مثل پارکینگ، بالکن یا فضای باز باید مبلغ بیشتری به‌عنوان اجاره‌بها پرداخت کنید.
هزینه‌های متغیر
هزینه‌های متغیر شامل دستمزد کارکنان و مبلغ تهیه مواد غذایی اولیه هستند که بر حسب عوامل مختلفی تغییر می‌کنند. هنگام مدیریت هزینه ها در رستوران باید به مبلغی که به‌عنوان دستمزد به نیروی کار می‌پردازید، توجه داشته باشید.
استخدام سرآشپز، آشپز، کمک‌آشپز؛ مدیر رستوران، گارسون، نظافتچی، صندوق‌دار و مسئول پذیرش در هر مجموعه غذایی الزامی است. همچنین از هزینه‌های مرتبط با بیمه و مالیات غافل نشوید.
تهیه مواد اولیه غذایی یکی از چالش‌های همیشگی در راه‌اندازی و مدیریت رستوران‌ها است. شما باید این مواد را بر اساس گزینه‌های موجود در منو تامین کرده و از خرید بیش از اندازه مواد فاسدشدنی خودداری کنید. آشنایی با روش های پیش بینی تقاضا در این زمینه به شما کمک خواهد کرد. هنگام تهیه این اقلام و در راستای مدیریت هزینه ها در رستوران باید روزها و ساعت‌های تعطیلی مجموعه را نیز در نظر بگیرید.
هزینه‌های نیمه‌متغیر
هزینه‌های نیمه‌متغیر شامل مبالغی هستند که برای تبلیغات و بازاریابی، نگهداری و تعمیرات مجموعه صرف می‌کنید. تبلیغات و بازاریابی یکی از اصلی‌ترین استراتژی های فروش و ضروری‌ترین فعالیت‌هایی است که باید برای جذب مشتریان بیشتر و حفظ مشتریان وفادار انجام دهید. برای انجام آن می‌توانید از این راهکارها استفاده کنید:
-
- تبلیغات محیطی؛
- کمپین تبلیغاتی؛
- تبلیغات تلویزیونی؛
- سپردن تبلیغات به فریلنسرها و افراد مشهور؛
- حضور فعال در شبکه‌های اجتماعی؛
- راه‌اندازی وب‌سایت؛
- استفاده از اپلیکیشن اختصاصی برای سفارش غذا؛
- عضویت در اپلیکیشن‌های سفارش اینترنتی غذا؛
- در نظر گرفتن کدهای تخفیف در مناسبت‌های مختلف؛
- ایجاد باشگاه مشتریان
چالش‌های مدیریت هزینه‌ها
مدیریت هزینه ها در رستوران به‌معنی کنترل کردن تمام امور مالی مانند هزینه‌های ثابت، متغیر و نیمه‌متغییر است. یک مدیر عالی می‌تواند با به‌کارگیری استراتژی‌هایی برای کاهش هزینه‌ها در رستوران هزینه‌های تمام بخش‌های مجموعه را تعدیل کند. نتیجه آن افزایش رضایت مشتریان و سوددهی بیشتر رستوران است. با وجود این چالش‌های زیادی وجود دارند که ممکن است مدیران این مجموعه‌ها را درگیر کنند. از جمله:
1. پیشبینی دقیق تقاضا
روش های پیش بینی تقاضا به صورت دقیق به مدیریت موجودی مواد اولیه در رستوران بستگی دارد. بی‌توجهی به آن ممکن است باعث بروز مشکلاتی مثل انباشت یا اتلاف مواد غذایی شده و به افزایش هزینه‌های اضافی منجر شود.
2. انتخاب بهترین روش برای مدیریت هزینه ها در رستوران
بعضی از صاحبان مشاغل مرتبط با غذا و نوشیدنی همچنان از فرایندهای دستی و سنتی برای ثبت و مدیریت امور مالی رستوران استفاده می‌کنند که احتمال بروز خطاهای انسانی را افزایش می‌دهد.
3. انبارداری غیراصولی
نگهداری صحیح از مواد غذایی و اطلاع از میزان مواد ذخیره‌شده یکی از راهکارهای کاهش هزینه‌ها در رستوران است. با وجود این ذخیره‌سازی معایبی مثل احتمال سرقت، فاسد شدن مواد و تخمین نادرست مقدار مواد ذخیره‌شده دارد.
4. تغییرات فصلی
معمولا همزمان با تغییرات فصلی عرضه بعضی از مواد غذایی کاهش یافته و قیمت آن‌ها افزایش می‌یابد. در چنین مواقعی بعضی از صاحبان مشاغل برای مدیریت هزینه ها در رستوران قیمت غذا را افزایش می‌دهند یا آن را از منو حذف می‌کنند. ممکن است تبعات آن نارضایتی مشتریان و کاهش تعداد آنان باشد.
5. ضایعات غذاها و فاسد شدن مواد غذایی
ضایعات و فساد مواد غذایی یکی از چالش‌هایی است که بر سوددهی مجموعه اثر منفی می‌گذارد. امکانات ذخیره‌سازی ناکافی، چرخش ناکارآمد مواد غذایی و کنترل نامناسب مواد ذخیره‌شده از دلایل بروز این مشکل هستند.
6. همکاری نامناسب و ارتباطات غیراصولی
ارتباط موثر بین کارکنان آشپزخانه، پرسنل و مدیریت به کنترل موجودی مجموعه کمک می‌کند. دادن اطلاعات نادرست، همکاری غیرموثر و خودداری از به‌روزرسانی داده‌ها در زمان مناسب باعث عملکرد نادرست مجموعه می‌شوند.
7. استراتژی‌های مدیریت هزینه‌های غذا
مدیریت هزینه ها در رستوران برای بهینه‌سازی خرید، ذخیره‌سازی و مصرف مواد غذایی اولیه بسیار پیچیده و پرزحمت است. با وجود این می‌توانید از طریق توجه به بعضی نکات امور مالی مرتبط با مواد غذایی را ساماندهی کنید.
8. پیشبینی میزان فروش
معمولا پیش بینی فروش بر اساس داده‌هایی به‌دست می‌آید که از تجزیه و تحلیل میزان فروش در ماه‌های گذشته به‌دست آورده‌اید. با توجه به این الگوها می‌توانید در زمینه تهیه مواد اولیه، آماده کردن غذا و برنامه‌ریزی کارکنان موفقیت بیشتری کسب کنید و با جلوگیری از هدررفت غذا از اتلاف هزینه‌ها جلوگیری کنید.
9. کنترل میزان وعده‌های غذایی
اندازه وعده‌های غذایی سروشده نقش مهمی در مدیریت هزینه ها در رستوران دارد. برای به‌دست آوردن مقدار مناسب غذا در هر وعده لازم است پس از بازگرداندن بشقاب غذا به آشپزخانه میزان غذای باقی‌مانده را بررسی کنید. توجه داشته باشید که در صورت درخواست مجدد غذا باید میزان وعده‌های غذایی را افزایش دهید.
10. هماهنگی با تامین‌کنندگان و تعاونی‌ها
وقتی مواد مصرفی خود را از یک تامین‌کننده یا تعاونی به‌صورت عمده خریداری می‌کنید، قیمت نهایی آن به‌میزان چشمگیری کاهش می‌یابد.
11. کاهش میزان ضایعات
اگر مشتری غذا را به این دلیل مرجوع کند که مطابق ذائقه او تهیه نشده است، هدررفت مواد غذایی افزایش می‌یابد. در نظر گرفتن امکان شخصی‌سازی سفارش‌ها و پرسش از مشتری درباره مواد اولیه موردعلاقه او از راه‌حل‌هایی است که برای رفع این مشکل به شما کمک می‌کند.
12. وزن کردن و اندازه‌گیری مواد اولیه
برای مدیریت هزینه ها در رستوران پس از تهیه محصولات موردنیاز آن‌ها را اندازه‌گیری کنید تا مطمئن شوید مقدار کالایی که تحویل گرفته‌اید با فاکتور خرید همخوانی دارد.
13. استفاده از مهندسی منو
مهندسی منو به‌معنی انجام اقداماتی است که به شناسایی نقاط ضعف و قدرت گزینه‌های موجود کمک می‌کند. این روش شما را قادر می‌سازد تا غذاهای محبوب و پرسود و غذاهای نامحبوب را شناسایی کنید. خرید مواد اولیه برای طبخ بیشتر غذاهای پرطرفدار و حذف یا جایگزینی غذاهای نامحبوب به افزایش سوددهی شما منجر می‌شود.
14. در نظر گرفتن تخفیف‌های روزانه
در نظر گرفتن تخفیف‌های روزانه یکی از جدیدترین راهکارهای مدیریت هزینه ها در رستوران است. با استفاده از این روش می‌توانید در ساعات پایانی روز تخفیف‌هایی روی غذاهای باقی‌مانده اعمال کنید تا احتمال خرید آن‌ها افزایش یابد و جلوی هدررفت مواد اولیه را بگیرید.
استراتژی‌های مدیریت هزینه‌های نیروی انسانی
داشتن نیروی انسانی قابل‌اعتماد و استخدام آن‌ها به‌منظور دستیابی به هدفی معین از ویژگی‌های مشترک رستوران‌های موفق هستند. رقابتی شدن صنعت رستوران‌داری، افزایش هزینه استخدام تیم هماهنگ و ارائه آموزش‌های لازم این موضوع را با مشکل مواجه کرده‌اند.
بنابراین لازم است صاحبان این صنعت برای ایجاد ساختاری هماهنگ، جلوگیری از فرسودگی نیروی کار و مدیریت هزینه ها در رستوران منابع انسانی را مدیریت کنند.
آشنایی با منابع انسانی موردنیاز در هر مجموعه، ارائه آموزش‌های اصولی به این افراد و تبدیل آن‌ها به متخصص در این زمینه به شما کمک خواهد کرد. همچنین لازم است به‌صورت دوره‌ای عملکرد تمامی کارکنان را ارزیابی کرده و راه‌حل‌هایی برای مشکلات احتمالی موجود اتخاذ کنید. منابع انسانی که حضور آن‌ها در تمام رستوران‌های موفق ضروری است عبارت‌اند از:
- کارکنان آشپزخانه: شما در آشپزخانه رستوران خود به حضور یک سرآشپز، یک آشپز و یک کمک‌آشپز نیاز دارید.
- کارکنان مدیریت: در بحث مدیریت هزینه ها در رستوران داشتن بخش مدیریتی یکپارچه از عواملی است که مجموعه را به‌سوی هدفی واحد هدایت می‌کند. این افراد در سه موقعیت مدیر رستوران، صندوق‌دار و انباردار در این مجموعه‌ها حضور دارند.
- کارکنان طبقه: کارکنان طبقه کسانی هستند که مستقیما با مشتریان ارتباط دارند و بخش بزرگی از رضایت مشتریان به ارتباط خوشایند و موثر آن‌ها با این افراد برمی‌گردد. آموزش کارکنان طبقه برای چگونگی برخورد با مشتری و کنترل اوضاع در صورت بروز اتفاق‌های ناخوشایند ضروری است.
- کارکنان بار: نوشیدنی‌های متنوع در بعضی از رستوران‌ها به‌صورت مجزا سرو می‌شوند. کارکنان بار وظیفه تهیه آن‌ها را بر عهده دارند. لازم است این نیروها به‌صورت حرفه‌ای در زمینه آماده‌سازی انواع نوشیدنی سرد و گرم آموزش دیده باشند.
- کارکنان تحویل: با توجه به رویارویی مستقیم کارکنان تحویل با مشتریان در منازل و دفاتر اداری آموزش نحوه ارتباط موثر با مشتری برای آنان ضروری است.
نقش فناوری در مدیریت هزینه‌ها
استفاده از فناوری برای مدیریت هزینه ها در رستوران چالش‌هایی مثل نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه، آموزش نیروی انسانی و یک‌پارچه‌سازی دارد. با وجود این مزایای مدیریت به‌وسیله این فناوری‌های نوین بسیار بیشتر از معایب آن است. مثلا استفاده از نرم‌افزار مدیریت موجودی امکان ردیابی موجودی را در زمان حقیقی میسر می‌کند. همچنین ارتباط با مشتریان از طریق نرم‌افزار مدیریت رستوران CRM، مزایایی مثل ارتباط موثر با مشتریان و به حداقل رساندن خطاهای انسانی در مسائلی مثل رزرو میز و غذا دارد.
سیستم POS به سیستم پایانه فروش گفته می‌شود که امکان رزرو اینترنتی، پرداخت مبلغ و لغو آن را در صورت نیاز برای مشتریان مجموعه فراهم می‌کند. استفاده از این فناوری‌ها در مدیریت هزینه ها در رستوران باعث تسهیل امور مرتبط با مجموعه برای کارکنان و ثبت درخواست‌ها برای مشتریان می‌شود. همچنین بر افزایش کیفیت خدمات و رضایت مشتری اثر می‌گذارد و رستوران شما را به مجموعه‌ای موفق و محبوب تبدیل می‌کند.
چگونه CRM به مدیریت هزینه‌ها کمک می‌کند؟
استفاده از CRM تا حد زیادی به کاهش هزینه ها در رستوران کمک می‌کند و سود حاصل از فروش را افزایش می‌دهد. شناخت بهتر مشتریان و برقراری ارتباط موثر با آن‌ها از دلایل محبوبیت این سیستم در کسب‌وکارهای مرتبط با غذا و نوشیدنی است. از جمله سایر مزایای آن باید بگوییم:
- تحلیل داده‌ها: مشتریان از روش‌های مختلفی مثل وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی، تماس تلفنی و مراجعه حضوری با رستوران ارتباط برقرار می‌کنند. استفاده از این سیستم به شما برای ذخیره اطلاعاتی مثل نام، آدرس، شماره تلفن و تاریخ تولد، سابقه سفارش‌ها و نظرات مشتریان کمک می‌کند. از طریق بررسی این داده‌ها می‌توانید الگوهای رفتاری مشتریان خود را شناسایی کرده و از آن‌ها برای بهبود تجربه مشتری، مدیریت هزینه ها در رستوران و افزایش فروش بهره بگیرید.
- بازاریابی شخصی‌سازی‌شده: CRM به شما برای درک بهتر مشتری و شناخت بیشتر او کمک می‌کند. مدیران می‌توانند با تحلیل سابقه سفارش‌ها، اولویت‌های سفارش، ترجیحات غذایی، نظرات، انتقادات و پیشنهادات به واسطه بازاریابی شخصی سازی شده تجربه بهتری برای آنان رقم بزنند.
- کاهش ضایعات: به‌وسیله این سیستم می‌توانید هزینه و منابع موجود را کنترل کرده و به بهترین نحو از آن‌ها استفاده کنید. CRM شما را قادر می‌سازد تا اطلاعات کاملی از مواد اولیه خریداری‌شده، مواد مصرف‌شده و سفارش‌های تحویل‌داده‌شده در دسترس داشته باشید. با توجه به این داده‌ها تهیه مواد اولیه منطبق با نیازهای رستوران فراهم می‌شود.
- امکان رزرو اینترنتی: رزرو اینترنتی نقش موثری در مدیریت هزینه ها در رستوران ایفا می‌کند. به‌وسیله سیستم CRM و اتوماسیون فرایندهای ثبت سفارش و رزرو دیگر لازم نیست بابت خالی ماندن میزها در روزهای خلوت و طولانی شدن صف انتظار در روزهای شلوغ نگران باشید.
بهترین روش‌ها برای مدیریت هزینه‌ها
مدیریت هزینه ها در رستوران با استفاده از روش‌های متعددی انجام می‌شود. از قبیل:
آموزش حرفه‌ای کارکنان
آموزش دیدن نیروها با کاهش هزینه‌ها و افزایش تعداد مشتریان رابطه مستقیم دارد. بنابراین بهتر است به‌جای تعویض مداوم نیرو روی کارکنان سابق سرمایه‌گذاری کرده و با آموزش تخصصی به پیشرفت آن‌ها و بهبود خدمات مجموعه کمک کنید.
کنترل امور مالی
کاهش هزینه خرید مواد اولیه، هزینه‌های عملیاتی و دورریز و ضایعات به مدیریت هزینه ها در رستوران کمک می‌کنند:
- کاهش هزینه خرید مواد اولیه: تعیین نیازها، مقایسه قیمت‌ها و بهینه‌سازی منو به شما امکان می‌دهد هزینه‌های خرید مواد اولیه را تا حد زیادی کاهش دهید.
- کاهش هزینه‌های عملیاتی: هزینه‌های عملیاتی عبارت‌اند از هزینه‌هایی که به مصرف آب، برق، گاز، تعمیرات و نگهداری اختصاص می‌یابند. استفاده از شیرهای آب کم‌مصرف و لامپ‌های LED به‌میزان زیادی در کاهش این هزینه‌ها موثر است.
- کاهش هزینه‌های دورریز و ضایعات: کاهش هزینه‌های دورریز و ضایعات در فرایند پخت و سرو غذا امکان‌پذیر است. تهیه عصاره از سبزیجات، صیفی‌جات یا مواد گوشتی و سرو غذا به اندازه کافی برای مدیریت هزینه ها در رستوران به شما کمک خواهد کرد.
بهبود مداوم مجموعه
سرمایه‌گذاری روی نیروی کار، تغییر منو پس از تجزیه و تحلیل داده‌ها و توجه به ترجیحات مشتریان برای بهبود مجموعه ضروری است. همچنین با ارزیابی مداوم اطلاعات رستوران می‌توانید در هزینه‌های مجموعه صرفه‌جویی کنید.
مطالعات موردی یا مثال‌ها
استفاده از CRM برای مدیریت هزینه ها در رستوران و کافی‌شاپ مزایای فراوانی دارد. مانند:
- افزایش رضایت مشتریان: با استفاده از این سیستم می‌توانید رضایت مشتریان خود را جلب کنید. ارسال پیامک تبریک در تاریخ‌ها و مناسبت‌های خاص و ارائه پیشنهادات ویژه برای مشترکان بعضی از روش‌های جلب رضایت مشتری محسوب می‌شوند. همچنین با ارائه کد تخفیف در صورت خرید مجدد و کاهش هزینه نهایی در صورت خرید بیشتر از یک مبلغ مشخص می‌توانید به رضایت مشتریان خود کمک کنید.
- افزایش بهره‌وری منابع: افزایش بهره‌وری منابع انسانی، تبلیغات و بازاریابی از دیگر مزایای استفاده از این سیستم در مدیریت هزینه ها در رستوران به‌شمار می‌روند. با استفاده از CRM می‌توانید حضور و غیاب کارکنان و نحوه عملکرد آنان را پیگیری کنید. همچنین سیستم CRM برای هدف‌گذاری دقیق بازاریابی، تسهیل فرایندهای کاری از طریق اتوماسیون و تحلیل کمپین‌های بازاریابی سابق به شما کمک خواهد کرد.
- افزایش میزان فروش: این سیستم به شما امکان می‌دهد تا مشتریان بالقوه خود را شناسایی کرده و پیشنهادات شخصی‌سازی‌شده‌ای برای هر فرد ارسال کنید. این روش یکی از جدیدترین شیوه‌های تبلیغات و بازاریابی است که عملکرد مثبتی در افزایش تعداد مشتری دارد.
شرکت‌های موفقی که از سیستم CRM استفاده می‌کنند
تمام شرکت‌های موفق از این موضوع مطلع‌اند که باید به‌جای تمرکز بر رقبا تنها روی مشتری تمرکز کنند. به‌همین دلیل بسیاری از شرکت‌های معتبر و شناخته‌شده در سرتاسر جهان از سیستم CRM برای برقراری ارتباط موثر با مشتری استفاده می‌کنند. بعضی از این برندها عبارت‌اند از:
- کوکاکولا: کوکاکولا یکی از قدیمی‌ترین و محبوب‌ترین شرکت‌های جهان است که با بیش از ۲۰۰ خط تولید محصولات خود را در تمام کشورها به میلیاردها مشتری عرضه می‌کند. این شرکت برای ایجاد کمپین‌های بازاریابی، طراحی بروشورها، ساخت آگهی‌های بازرگانی، مدیریت روابط فروشگاه‌ها و مشتریان از این سیستم بهره می‌گیرد.
- مک‌دونالد: مک‌دونالد به‌عنوان یک فروشگاه زنجیره‌ای فست‌فود بیش از ۳۰ هزار شعبه در بیش از ۱۰۰ کشور جهان دارد. مدیران این مجموعه علاقه‌مندند که تمایز و منحصربه‌فرد بودن را در خدمات خود نشان دهند. این موضوع در طراحی رستوران‌ها، دستورهای طبخ غذا، ارائه خدمات و عملکردهای کلی مشهود است. این شرکت توانسته است با استفاده از CRM نیازهای تعداد زیاد مشتریان را برآورده کند و از این سیستم در راستای افزایش فروش و مدیریت هزینه ها در رستوران کمک بگیرد.
خلاصه پایانی
مدیریت هزینه ها در رستوران و کافی‌شاپ بر افزایش درآمد و سوددهی مجموعه اثر می‌گذارد. جلوگیری از اتلاف مواد اولیه، کنترل میزان خرید و فروش و آموزش کارکنان نقش موثری در بهبود عملکرد رستوران دارند. همچنین استفاده از استراتژی‌های بازاریابی و ابزارها و نرم‌افزارهای مناسبی مثل CRM به کاهش هزینه‌های رستوران و افزایش رضایت مشتریان کمک می‌کند.
شرکت اسمارت ایکس، یک شرکت دانش‌بنیان است که در عرصه تحقیق توسعه و پشتیبانی نرم‌افزاری از صنایع مرتبط با غذا و نوشیدنی فعالیت می‌کند. با استفاده از خدمات این شرکت می‌توانید برای تمام مشکلات خود در زمینه مدیریت هزینه ها در رستوران و کاهش مخارج مجموعه‌های غذایی راهکارهایی کاربردی پیدا کنید.
